Microsoft Teams is hét samenwerkingsplatform van Microsoft 365. Het biedt chat, meetings en bestandsdeling in één omgeving. Maar in de praktijk zien we vaak dat Teams verkeerd gebruikt wordt, waardoor er een wildgroei aan Teams, kanalen en documenten ontstaat. Met als gevolg: chaos, dubbel werk en frustratie.

Teams en SharePoint: hoe werkt het écht?

Veel gebruikers zien Teams als een losse app, maar in werkelijkheid is Teams nauw gekoppeld aan SharePoint:

• Elk Team = een SharePoint-site

• Elk kanaal = een map in SharePoint

• Bestanden in Teams = bestanden in SharePoint

Teams is dus geen opslagplek op zichzelf. SharePoint is de motor achter Teams. Als je dat niet begrijpt, raak je al snel de weg kwijt.

De wildgroei in Teams

Veel organisaties lopen tegen dezelfde problemen aan:

• Te veel Teams en kanalen zonder duidelijke structuur

• Bestanden die overal en nergens opgeslagen worden

• Versiebeheer dat verloren gaat omdat documenten per e-mail gedeeld worden

• Gebruikers die niet weten of ze in Teams of in SharePoint moeten werken

Gelukkig kun je dit voorkomen met een aantal best practices.

Best practices voor documenten opslaan en delen

• Gebruik altijd Teams of SharePoint als centrale opslag – vermijd losse bestanden op OneDrive of je desktop.

• Werk direct in het document – gebruik co-authoring in Teams of SharePoint in plaats van bestanden heen en weer te mailen.

• Maak afspraken over mappenstructuur – houd het eenvoudig en logisch, bijvoorbeeld per project of afdeling.

• Gebruik automatische versiebeheer – SharePoint houdt automatisch versies bij; leer medewerkers hoe ze oude versies kunnen terugzetten.

• Deel links, geen bestanden – stuur collega’s een link naar het document in Teams of SharePoint in plaats van bijlagen.

Best practices voor Teams en kanalen

• Maak Teams niet te klein – voorkom tientallen losse Teams voor kleine taken, bundel waar mogelijk.

• Gebruik standaardkanalen – zoals Algemeen voor nieuws en Bestanden voor gedeelde documenten.

• Maak aparte kanalen voor projecten of thema’s – zo blijft de communicatie en opslag georganiseerd.

• Privékanalen alleen als het écht nodig is – beperk dit om versnippering tegen te gaan.

• Gebruik tags en mentions (@) – om de juiste mensen snel te bereiken zonder e-mail.

Handige tips voor slimmer werken met Teams en SharePoint

• Pin belangrijke bestanden of mappen in een kanaal, zodat iedereen ze snel terugvindt.

• Gebruik de zoekfunctie in Teams en SharePoint om documenten en gesprekken snel te vinden.

• Automatiseer processen met Power Automate, bijvoorbeeld meldingen bij nieuwe documenten.

• Train medewerkers regelmatig; herhaling zorgt ervoor dat kennis echt blijft hangen.

• Kies voor adoptie, niet alleen techniek; een goed ingerichte Teams-omgeving valt of staat met hoe medewerkers ermee omgaan.

Conclusie

Microsoft Teams en SharePoint zijn krachtige tools, maar zonder duidelijke structuur en afspraken ontstaat er snel wildgroei. Door slimme best practices voor opslag, delen en samenwerking te volgen, houd je grip en wordt Teams een écht productieve omgeving.

Wil jij Teams en SharePoint optimaal inzetten in jouw organisatie?

ZoneIT helpt je met inrichting, governance en training. Neem contact met ons op en voorkom dat Teams een bron van chaos wordt in plaats van samenwerking. Doe nu de Gratis IT scan.